僕も40代後半の中間管理職です。
中間管理職がいかに疲れるポジションか経験しています。
疲れの理由は色々ありますが、相手が上司あるいは部下によって違います。
中間管理職として疲れた時に僕が実践してきた対処法を紹介します。
同じような境遇の方の一助になれば幸いです。
上司からの指示や命令に疲れた時の対処法
上司からの指示や命令にウンザリし疲れる時があります。
上司からの指示や命令は時に理不尽ですが、無視するわけにはいきません。
まずどうするべきか、またシチュエーション別に対処法を紹介します(あくまで僕の個人的経験則からなるものです)
とりあえず話を聞く
部長の上司は本部長や事業所長など、課長の上司は部長(まれに次長)、係長の上司は課長というのが一般的ですが、それぞれ一つ飛び越えた上司からも支持や命令される場合があります。
※例えば部長から係長に出される指示など
これらは突発だったり、こちらが繁忙でもお構いなしに出されます。
こんな時の対処法は
「とにかくまずは話を聞きく」 です。
「業務中で忙しいのになんだよ」と思いイラっとしますが、実は話を聞いてみると大したことではなかったりします。
業務中なのでイラっとしますが、簡単なことなのでそのまま部下に振ることも可能なものだったりします。
つまり、アレルギー反応的にイラっとしてストレスになりますが、冷静になれば大した問題ではないことが多かったりします。
まずは話を聞き、ことの大きさを見極めることでイライラからくる疲れを防ぐことができます。
納期を確認する
出される指示や命令には必ず納期があります。
指示や命令を受けた時、抱えている仕事のボリュームを計算し、さらに業務を上乗せすることになるので、永遠に仕事が終わらない感覚に陥ります。
ですが、ここで納期を確認してください。
納期を確認すると、実は2～3週間後でもよいものだったりします。
先ほども「アレルギー反応的にイラっとして疲れる」と書きましたが、指示や命令を受けた直後は業務負担が増したことでアレルギーを起こし、イラっとしてストレスになります。
納期確認することで、持っている業務のボリュームとそれぞれの納期を再組立できるため「自分が主体的に実行できるスケジュール」になります。
すると意外と「処理可能」であることが分かり、イライラからくる疲れやストレスが軽減できます。
自分の持っている業務を過大に報告する
あまり良くない方法ですが、僕はたまに使います(笑)
指示や命令があっても、現在持っている業務がどれだけ多いかについて報告し、他の人に振ってもらうようにします。
ただしあまりにも過大に報告しすぎるのはよくありません。
感覚的にですが1.1倍から1.2倍程度にするようにしています。
「すいません。今○○と△△を実行中(あるいは実行するところ)なので他の方に頼んでもらっていいですか」と返答します。
上司は、おおよそですが自分の業務内容は把握していますが、細かいところまで知らないことが多いので「だったら□□さんに頼んでみるよ」となります。
この方法は出す頻度をよく考えて使ってください。
あまり使いすぎると、ただの「業務拒否」になってしまい評価等に影響しかねません。
進捗確認や納期確認されるまで手を付けない
この方法は、使う時を誤らないようにしてください(笑)
理不尽な指示や命令にのみ使います。
ときおり、上司の思い付きや自分の趣味、趣向で出される指示があります。
このような指示はいったん脇に置き、別の優先すべき業務を進めましょう。
思い付きや趣味、趣向で出しただけの指示はあまり重要ではなく、よって覚えていない場合があります(というか多い)。
覚えていない程度の指示や命令、かつ上司の思い付きや趣味趣向にまで付き合いきれません。
「○○さん、あの時の指示事項どうなってる？」と聞かれるまではいったん脇に置いておきましょう。
聞かれたときは正直に「まだ手を付けられていません」あるいは「～までは進めてます」などと返答しましょう。
思い付きや趣味、趣向なので納期が重要じゃない場合もありますので、重要度を落として対処するのも一つの手です。
部下からの依頼に疲れた時の対処法
中間管理職なので部下からの依頼事項も多いです。
「もっと○○してください」「□□は不満なのでどうにかしてください」「△△が分からないので指示ください」など。
そんなときの対処法について紹介します(これも個人的経験則からなるものです)
要求に対する対処法
部下からの要求で正当なものであれば、そのまま対処してあげましょう。
しかし、自己中心的でおおよそ聞き入れられない要求もあります。
このような場合、そもそもなぜそのような要求をしてくるのかを確認しましょう。
要求事項を額面通り受け取ると無理なことが多いですが「なぜそうしたいのか」の理由を聞くと「あ、そういうこと」となる場合が多いです。
部下から出てくる要求はストレートな場合が多いです。
ストレートとは気持ちの面からくる要求であり、感情的な部分が多いことを言います。
極端にいうと以下のような要求です。
- 給料上げて
- 楽な部署に異動させて
- 業務ボリューム下げて
それぞれの理由を聞くと、家庭の事情であったり、能力評価が不適切だったりします。
つまり、SOSがそのまま要求になっている場合があるので、なぜそのような要求をしてくるのかを確認する必要があります。
SOSを出すことで話を聞いてもらいたかったのです。
話を聞いてあげることで溜飲が下がり、要求を撤回するときもありますので、必ず元になっている理由を聞いてあげましょう。
不満に対する対処法
不満に関しては、とにかく話を聞いてあげましょう。
不満は色々な問題に発展しかねません。
不満を漏らすということは、それだけ信頼されているということでもあります。
頼れる上司は、とにかく話を聞いてあげましょう。
その時にいくつかポイントがあります(経験上のポイントです)
- 自分は話さず、相手に話させる
- 相槌をうつ
- アドバイスはしない(聞くに徹する)
- 自分が上司としてできることを1つだけ上げる
話の聞き方はさておき、重要なのはアドバイスをしないことでした。
不満をあれこれ聞いていると「だったらこうしてみてはどうか」とアドバイスしたくなりますが、ここではこらえてください。
不満は「吐き出したい」のであって、どうすべきか聞きたいのではないということ。
アドバイスをしてもリアクションは「はあ、そうですか・・・」でした。
またこの時点のアドバイスは「説教」にもなりかねないので注意しましょう。
指示待ち部下への対処法
入社して10年以上たっても「指示を待つ」あるいは「指示をください」など自分で考えて行動できない部下もいます。
そんな部下への対処法になります。
ここまで紹介してきた対象法と違い、指示待ち部下への対処はこちらからのアプローチが重要です。
指示を待っている状態なので、部下からのアクションがないんです。
また、対処には時間を要します。
一朝一夕に、劇的に変わるわけではありません。
日々の積み重ねで少しづつでもいいので変化できるようアプローチします。
とにかく「自分で考える癖をつける」また「成功体験をさせてほめる」のが良いです。
自分で考える癖をつける
指示待ち部下の極端な特徴は、指示があるまで動かず何もしません。
このような場合「なにをする必要があるのか」をまず聞きます。
動かないからと言って指示はしません。
今日はなにをするのか、今はなにをする必要があるのかを聞いて、自分で考えさせます。
なにをすべきか確認できたら、次に段取りを聞きます。
どのような手順、やり方で進めるべきかを考えさせます。
最後に、職種にもよりますが仕事をするうえで危険なことや、相手がいる場合は失礼がないか確認します。
言い方は悪いですが 1から10まで確認しなければならないので「非常に面倒」です。
ですが、この方法を繰り返し実践じ繰り返し癖付けることで、自分で考えることが癖づきます。
考える方法を知らないので、考える方法を教えてあげることで効果がありました。
成功体験をさせてほめる
自分で考えて動けるようにする、つまり指示待ちとならないためには、成功体験をさせてほめることも重要でした。
指示を待つ理由に「なにかをしたら怒られた」ので動きたくないという理由もありました。
先述した通り段取りを組んで動いたら、その結果を確認して少しでもいいからほめてあげることです。
自信をなくして動けなくなっていた場合、小さな成功体験でもいいのでほめて自信を回復してあげることが重要です。
この積み重ねによって「自分が考えて行動したことは間違っていなかった」と思えるようになり、自分から動き出せるようになります。
さらに成長してくると、自分から何かを提案してくるまでになった部下もいました。
さいごに
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
ここに書いてきたことは僕の体験談をもとに書いたことなので、皆さんの置かれる状況に当てはまるとは限りません。
中間管理職は上司からも部下からも要求が多いためストレスがかかりうつ病になる人も多いようです。
同じ中間管理職として、乗り切ってきた経験談がお役に立てれば幸いです。
